בית
עמוד פתיחה עם מה שמחכה ללקוח: משימות פתוחות, קבצים חדשים ופרויקטים פעילים. זה המודול היחיד שאי אפשר לכבות.
פורטל לקוחות
פורטל הלקוחות של EmailPro הוא אזור אחד שבו הלקוח רואה את הפרויקטים, המשימות, הקבצים והאישורים שלו. כל פריט פרטי עד שאתם משתפים אותו, והשרת שולח ללקוח רק שדות שסומנו כמותרים, כך שתקציב, שעות והערות פנימיות לא יוצאים. הלקוח נכנס בקישור שנשלח למייל, בלי סיסמה, ויכול להזמין עמיתים מהדומיין של החברה שלו.
חמישה מודולים פעילים: בית, פרויקטים, משימות, קבצים ואישורים
מה יש בפורטל
עמוד פתיחה עם מה שמחכה ללקוח: משימות פתוחות, קבצים חדשים ופרויקטים פעילים. זה המודול היחיד שאי אפשר לכבות.
שם הפרויקט, הסטטוס, הסוג והתאריכים, ואבני הדרך ששיתפתם. מנהל אצל הלקוח רואה כל פרויקט של החברה שלו, גם פרויקטים שייפתחו בהמשך.
משימות ששותפו עם הלקוח או עם אדם מסוים אצלו. הלקוח מסמן משימה כבוצעה ויכול להוסיף אותה ליומן שלו כקובץ ics.
תיקיות ששותפו. הורדה עוברת בקישור חתום שתקף חמש דקות ונבדק שוב כשנפתח, והעלאה מותרת רק לתיקייה שבה הפעלתם אותה, אחרי סריקה.
הלקוח מאשר תוצר דרך סקירת התוצרים, באותו מסך שבו הוא רואה את הגרסה. המודול קורא את הסקירה של התוסף לניהול יוצרים, ולכן הוא מוצג בחשבונות שיש להם את התוסף.
מנהל אצל הלקוח רואה מי מהחברה שלו נמצא בפורטל, ויכול להזמין עמיתים כחברי צוות או לצפייה בלבד.
תפקידים חיצוניים
חמישה תפקידים, וכל אחד מוגדר לפי פעולה. מה שלא מופיע בטבלה, כמו כסף פנימי, שעות פנימיות, הערות פנימיות ולקוחות אחרים, לא ניתן לאף תפקיד.
| תפקיד | מה רואים | מה מותר לעשות |
|---|---|---|
| מנהל אצל הלקוח | כל הפרויקטים של החברה שלו, גם עתידיים | לסמן משימות, להעלות, לאשר, להגיב ולהזמין עמיתים |
| חבר צוות אצל הלקוח | רק הפרויקטים שנבחרו בשבילו | כמו מנהל, בלי להזמין |
| הנהלת חשבונות | עמוד הבית | המודול של החשבוניות עוד לא נבנה, ולכן התפקיד ריק בינתיים |
| צפייה בלבד | מה ששותף איתו | קריאה בלבד: בלי לסמן, להעלות או לאשר |
| עובד חוץ | רק משימות ותיקיות ששותפו איתו | לסמן משימות, להעלות ולהגיב, בלי עמודי פרויקט, כסף ואנשי קשר |
חמישה עובדי חוץ בכל סביבת עבודה הם בלי תשלום. השישי נחסם עם הודעה, ולא נוסף בשקט.
הקמה
מה יוצא ומה נשאר
השרת קורא מהמסד רק את העמודות שסומנו כמותרות ללקוח, ובונה כל רשומה שדה אחרי שדה. עמודה חדשה שאף אחד לא סיווג מכשילה בדיקה, ולכן לא יכולה לדלוף בשקט.
| פריט | מה הלקוח רואה | מה נשאר פנימי |
|---|---|---|
| פרויקט | שם, סטטוס, סוג, תאריך התחלה ותאריך סיום | תקציב, שכר טרחה ושעות ריטיינר |
| אבן דרך | רק כששותפה, ורק עם כל צד הלקוח יחד | אבני דרך שלא שותפו |
| משימה | כששותפה עם הלקוח או עם אדם מסוים | הערות פנימיות ומשימות של הצוות |
| תיקייה וקובץ | הורדה בקישור חתום לחמש דקות | תיקיות שלא שותפו |
העיקרון
פורטל שמראה ללקוח הכול כברירת מחדל מלמד את הצוות להסתיר דברים מחוץ למערכת: הערה על לקוח נכתבת בוואטסאפ, וההצעה הפנימית נשמרת בקובץ אצל מישהו. כאן ברירת המחדל הפוכה. פריט נשאר אצלכם עד שמישהו משתף אותו, וכל שיתוף נרשם ביומן עם מי שיתף ומתי. ביטול שיתוף לא מוחק את הרישום, הוא מסמן אותו כמבוטל עם השם והשעה.
השכבה השנייה היא רשימת השדות. גם פרויקט ששותף לא שולח ללקוח את התקציב שלו, כי השרת בכלל לא קורא את העמודה הזו כשהבקשה מגיעה מהפורטל. הגבול יושב בשרת ולא במסך, ולכן לקוח שמנסה לבקש ישירות את הנתונים מקבל את אותן עמודות מותרות ולא יותר.
עוזר AI דרך MCP יכול להכין הזמנה לפורטל או שיתוף של פריט, ושניהם נשמרים כממתינים. אף אחד בחוץ לא רואה אותם עד שאדם מהצוות מאשר במסך, כי אין כלי שמאשר. העוזר יכול גם להציג תצוגה של מה שהלקוח יראה, מאותן תשובות מסוננות.
בכנות
זה השלב הראשון של הפורטל. אלה הדברים שהוא עוד לא עושה, כדי שלא תגלו אותם מול לקוח.
המודולים של הודעות, חשבוניות, חוזים, פניות ופגישות מתוכננים ועוד לא נבנו. בינתיים הלקוח מקבל אותם בערוצים הרגילים, ותפקיד הנהלת החשבונות מראה עמוד בית בלבד.
אפשר להעלות לוגו, לבחור צבע מוביל ושפת ברירת מחדל בעברית, באנגלית או בספרדית. פורטל בכתובת של הדומיין שלכם עוד לא זמין.
הכניסה היא קישור חד פעמי שנשלח למייל. אין סיסמה, אין כניסה עם Google או Microsoft, ואין אימות דו שלבי לצד הלקוח. ארגון שמחייב אחד מאלה יצטרך לחכות.
להמשיך מכאן
שלבים, אבני דרך ותלויות, שמהם הלקוח רואה רק מה ששותף
המשימות שהצוות עובד עליהן, ואלה שהלקוח מסמן
סביבה נפרדת לכל לקוח, עם צוות והרשאות
אנשי הקשר שאתם מזמינים לפורטל
בידוד במסד, הצפנה ויומן ביקורת
מכין הזמנות ושיתופים, ואדם מאשר
לא. הלקוח מקבל קישור למייל שתקף רבע שעה, ולחיצה עליו פותחת חיבור של ארבע שעות. אין סיסמה לשכוח ואין סיסמה לדלוף, ומי שמאבד גישה לתיבה מאבד גם את הגישה לפורטל.
כן, אם התפקיד שלו הוא מנהל אצל הלקוח. הוא מזמין רק לכתובת על אותו דומיין כמו שלו, וכתובת של שירות דואר חינמי לא נחשבת דומיין של חברה. העמית מקבל תפקיד של חבר צוות או צפייה בלבד, ורק לפרויקטים שהמנהל כבר רואה.
כסף פנימי, שעות פנימיות, הערות פנימיות, לקוחות אחרים ואנשי צוות שלא שותפו איתו. אלה לא ניתנים לאף תפקיד, והשרת לא קורא את העמודות שלהם כשהבקשה מגיעה מהפורטל, כך שגם בקשה ישירה לא תחזיר אותם.
כן, בשלושה דברים: לוגו מכתובת שאתם מארחים, צבע מוביל אחד, ושפת ברירת מחדל בעברית, באנגלית או בספרדית, שכיוון הטקסט עובר איתה. פורטל בכתובת של הדומיין שלכם עוד לא זמין.
הוא יכול להכין שיתוף או הזמנה, והם נשמרים כממתינים עד שאדם מהצוות מאשר אותם במסך. אין כלי MCP שמאשר, ומפתח או סוכן שמנסה לאשר נחסם. זה אותו עיקרון כמו בקמפיינים: המכונה מכינה ואדם משחרר.
בוחרים פרויקט, משתפים אבן דרך ותיקייה אחת, ומזמינים את איש הקשר.
לפתוח חשבון