שלבים ואבני דרך
שלב הוא טווח תאריכים עם שם, ואבן דרך היא נקודה שצריך להגיע אליה: מתוכננת, בעבודה, הושלמה או בוטלה. אבן דרך פרטית כברירת מחדל, ורק אדם מהצוות יכול לסמן אותה כגלויה ללקוח.
ניהול פרויקטים
ניהול פרויקטים בתוך ה-CRM, עם שלבים, תלויות ומצב בריאות שמחושב לבד
ניהול הפרויקטים של EmailPro יושב באותו חשבון של ה-CRM: לכל פרויקט שלבים, אבני דרך, משימות ותלויות מסוג סיום להתחלה, ותצוגת ציר זמן עם פס לכל שלב. מצב הבריאות של הפרויקט מחושב מהתאריכים, מהתקציב ומהעיכובים, ולא נבחר ביד. זה קיים בכל מסלול, והמסלול החינמי מחזיק עד חמישה פרויקטים פתוחים בבת אחת.
שש תבניות מוכנות בעברית, באנגלית ובספרדית
5 סוגיםפרויקט ללקוח, ריטיינר, הטמעה, קמפיין ופרויקט פנימי
6 תבניותעם שלבים, אבני דרך ומשימות, בעברית, באנגלית ובספרדית
7 ימיםאיחור של אבן דרך מעבר לזה מסמן את הפרויקט כבסיכון
מה יש בפרויקט
מה כולל ניהול הפרויקטים של EmailPro
תלויות סיום להתחלה
משימה או אבן דרך יכולות לחכות לפריט אחד אחר באותו פרויקט. תלות בעצמה או מעגל של תלויות נדחים כבר בשמירה, כך שהתוכנית לא נתקעת על לולאה.
ציר זמן
לכל פרויקט שתי תצוגות: רשימה וציר זמן. בציר הזמן כל שלב הוא פס, אבני הדרך והמשימות מסומנות עליו, וקו מסמן את היום.
תבניות מוכנות
אתר ללקוח, הטמעת תוכנה, ריטיינר שירות, דוח שנתי, השקת קמפיין ופרויקט פנימי. כל תבנית פורשת שלבים לפי ימים מתאריך ההתחלה, עם התלויות והמשימות שלה.
תקציב שרואה מי שמורשה
לפרויקט יש תקציב, מטבע, ולריטיינר גם תשלום חודשי ושעות. השורה של התקציב במצב הבריאות מוצגת רק לתפקידים שמורשים לראות כסף.
לוח וטבלה
רשימת הפרויקטים מוצגת כלוח עם עמודה לכל סטטוס, או כטבלה, עם סינון לפרויקטים שלי בלבד. כל פרויקט מקושר לאנשי הקשר, לחברה ולעסקאות ב-CRM.
תבנית לדוגמה
איך נראית תבנית אתר ללקוח על ציר הזמן
ארבעה שלבים, כל אחד מתחיל כשהקודם מסתיים. מזיזים את תאריך ההתחלה, והתבנית פורשת את השלבים מחדש מאותו יום.
- שבוע 1 אפיון שבעה ימים: פגישת פתיחה, חומרים מהלקוח ומבנה האתר
- שבועות 2 ו-3 עיצוב ארבעה עשר ימים, מתחיל כשהאפיון הושלם
- שבועות 4 עד 6 בנייה עשרים ואחד ימים של פיתוח ותוכן
- שבוע 7 השקה שבעה ימים של בדיקות ועלייה לאוויר
מצב הבריאות
איך מחושב מצב הבריאות של פרויקט
המצב נקבע מהנתונים של הפרויקט בכל פעם שפותחים אותו. אף אחד לא בוחר צבע, ולכן פרויקט לא נשאר ירוק רק כי מישהו שכח לעדכן.
| המצב | מתי הוא נקבע | מה זה אומר לצוות |
|---|---|---|
| במסלול | אין פריטים באיחור, אין תלות שחוסמת, והתקציב מתחת ל-90% | אין מה לעשות מעבר לתוכנית |
| דורש תשומת לב | אבן דרך, משימה או תוצר באיחור, פריט חסום או מחליק, המתנה ללקוח מעל שבעה ימים, או תקציב מ-90% | לבדוק את הפריט שהמסך מצביע עליו |
| בסיכון | תאריך הסיום עבר, אבן דרך באיחור של יותר משבעה ימים, או הוצאה מעל התקציב | לדבר עם הלקוח על לוח הזמנים או על ההיקף |
| סגור | הפרויקט הושלם או בוטל | נשאר לקריאה, ולא נספר במכסה של פרויקטים פתוחים |
הקמה
איך מקימים פרויקט ראשון ב-EmailPro
- 1 בוחרים סוג ותבנית פרויקט ללקוח, ריטיינר, הטמעה, קמפיין או פנימי, ותבנית שמתאימה. אפשר גם להתחיל מפרויקט ריק.
- 2 מתאימים שלבים ותאריכים קובעים תאריך התחלה, והשלבים נפרשים ממנו. משנים אורך של שלב, מוסיפים אבני דרך או מוחקים מה שלא רלוונטי.
- 3 מחברים תלויות ומשייכים משימות לכל פריט אפשר להגדיר פריט אחד שצריך להסתיים לפניו, ולכל משימה אחראי, תאריך יעד ותזכורות.
- 4 עוקבים במצב הבריאות המסך מצביע על מה שמאחר, מה שחסום ומה שמחכה ללקוח. החלקה מוצגת כאזהרה, והתאריכים לא זזים בלי שאדם משנה אותם.
העיקרון
למה מצב הבריאות של פרויקט מחושב ולא נבחר ביד
בכל סוכנות יש פרויקט שמסומן ירוק כבר שלושה שבועות, כי מי שאחראי עליו לא רצה להיות זה שצובע אותו באדום. מצב שנבחר ביד מודד את מצב הרוח של מנהל הפרויקט. כאן המצב נגזר מהעובדות: תאריכים שעברו, תלויות שלא הושלמו, לקוח שלא ענה ותקציב שנגמר, וכל מצב מציג את הסיבה שלו.
אזהרת ההחלקה עובדת באותו אופן. כשפריט שקודם לאחר מתעכב מעבר לתאריך ההתחלה של הפריט שאחריו, המסך מסמן את הפריט הבא כמחליק, ואם תאריך ההתחלה שלו כבר הגיע הוא מסומן כחסום. המערכת לא מזיזה תאריכים בעצמה, כי הבטחה ללקוח היא החלטה של אדם ולא של אלגוריתם.
המכסה של המסלול החינמי סופרת רק פרויקטים פתוחים: טיוטה, פעיל או מושהה. סגירת פרויקט מפנה מקום, ומעבר למסלול קטן יותר לא מוחק ולא מסתיר אף פרויקט. רק פתיחה של פרויקט נוסף נחסמת, עם הודעה שאומרת למה.
בכנות
מתי ניהול הפרויקטים של EmailPro לא מתאים לכם
ניהול פרויקטים צמוד ל-CRM מתאים לסוכנות ולעסק שירות. אלה המצבים שבהם כלי ייעודי יתאים יותר.
אתם צריכים גאנט מלא עם גרירה
ציר הזמן מציג את התוכנית ולא עורך אותה בגרירה. התלויות הן מסוג סיום להתחלה בלבד, עם פריט קודם אחד, בלי מרווח זמן ובלי סוגי תלות אחרים. פרויקט בנייה עם מאות תלויות שייך לכלי שנבנה לזה.
אתם מחייבים לפי שעון עבודה
אין שעון התחלה ועצירה לרישום זמן. יש שעות ריטיינר בפרויקט ודוח חודשי שלהן, אבל זה לא מערכת נוכחות או חיוב לפי דקה.
אתם צריכים עומס צוות ותוצרים לאישור
תצוגת עומס הצוות וסקירת התוצרים שייכות לתוסף לניהול יוצרים, שעוד לא נמכר. ניהול הפרויקטים עצמו, השלבים, אבני הדרך, התלויות ומצב הבריאות, כלול בכל מסלול.
להמשיך מכאן
להמשיך מכאן
שאלות על ניהול פרויקטים
יש ניהול פרויקטים במסלול החינמי של EmailPro
כן. המסלול החינמי מחזיק עד חמישה פרויקטים פתוחים בבת אחת, כלומר בטיוטה, פעילים או מושהים, והמסלולים בתשלום בלי מגבלה. השלבים, אבני הדרך, התלויות, ציר הזמן ומצב הבריאות זהים בכל המסלולים.
יש תצוגת גאנט לפרויקט
יש תצוגת ציר זמן בתוך כל פרויקט: פס לכל שלב, אבני הדרך והמשימות מסומנות עליו, וקו של היום. היא מציגה את התוכנית, ואת התאריכים משנים בתצוגת הרשימה. אין גרירה של פסים בציר עצמו.
איך עובדות תלויות בין משימות בפרויקט
משימה או אבן דרך יכולות לחכות לפריט אחד אחר באותו פרויקט, עד שהוא מסתיים. המערכת דוחה תלות של פריט בעצמו ומעגל של תלויות, ומסמנת פריט כמחליק או כחסום כשהקודם לו מתעכב, בלי להזיז תאריכים לבד.
מה קורה לפרויקטים כשעוברים למסלול קטן יותר
שום דבר לא נמחק ולא מוסתר. אם יש יותר פרויקטים פתוחים ממה שהמסלול מחזיק, אפשר להמשיך לעבוד על כולם, ורק פתיחה של פרויקט נוסף נחסמת עד שסוגרים אחד מהם.
יכול עוזר AI לבנות תוכנית פרויקט
כן, דרך שרת ה-MCP. עוזר יכול לקרוא את התוכנית ואת מצב הבריאות, ליצור אבני דרך ולעדכן אותן, עם אותן הרשאות של המפתח שלו. סימון אבן דרך כגלויה ללקוח נחסם לכל מפתח וסוכן, ונשאר אצל אדם מהצוות.
להעביר פרויקט אחד ל-EmailPro השבוע
בוחרים תבנית, קובעים תאריך התחלה, ומשייכים את המשימות של השבוע הראשון.
לפתוח חשבון