משימה על הכרטיס
משימה נפתחת מאיש קשר, חברה, עסקה, פנייה או פרויקט, ונשארת מקושרת אליו. מי שפותח את הכרטיס רואה מה פתוח עליו, ולא צריך לחפש ברשימה נפרדת.
ניהול משימות
ניהול משימות שבו כל משימה יושבת על הלקוח, העסקה או הפרויקט שלה
ניהול המשימות של EmailPro מחבר כל משימה למה שהיא שייכת אליו: איש קשר, חברה, עסקה, פנייה או פרויקט. לכל משימה יש אחראי, תאריך יעד, עדיפות ועד חמש תזכורות, ואפשר להגדיר משימה חוזרת, לפרק לתת משימות ולתייג חברי צוות בתגובה. מסך העבודה שלי מרכז לכל אחד מה שבאיחור, מה להיום ומה בהמשך.
כל איש צוות בוחר לכל התראה: מיד, בסיכום יומי בתשע בבוקר, או כבויה
5 תזכורותלכל משימה, כל אחת עד ארבעה עשר ימים לפני היעד או בשעה מדויקת
5 סוגיםמשימה לביצוע, שיחה, מייל, פגישה ו-WhatsApp, כדי שהמסך יציע את הפעולה הנכונה
30 תיוגיםבתגובה אחת על משימה, וכל מי שתויג מקבל התראה
מה יש במשימה
מה אפשר לעשות עם משימה ב-EmailPro
עדיפות וסטטוס
שלוש רמות עדיפות, רגילה, גבוהה ודחופה, וחמישה מצבים: פתוחה, בעבודה, ממתינה, בוצעה ובוטלה. ממתינה היא מצב בפני עצמו, כדי שמשימה שתקועה אצל מישהו אחר לא תיראה כמו משימה שאף אחד לא נגע בה.
משימות חוזרות
משימה יומית, שבועית או חודשית, עם עד 520 חזרות. המשימה הבאה נוצרת כשמסמנים את הנוכחית כבוצעה, כך שלא מצטברות עשרות משימות פתוחות על אותו דבר.
תת משימות
משימה גדולה מתפרקת לתת משימות, ברמה אחת. תת משימה לא מקבלת תת משימות משלה, כדי שהרשימה תישאר קריאה.
תגובות ותיוג
כל משימה מחזיקה שרשור תגובות. מתייגים חבר צוות, והוא מקבל התראה עם קישור ישר למשימה, בלי להעתיק את השיחה לוואטסאפ.
משימות בפרויקט
בתוך פרויקט, משימה משויכת לשלב או לאבן דרך, ויכולה לחכות למשימה אחרת עד שהיא מסתיימת. איחור שלה נכנס לחישוב מצב הבריאות של הפרויקט.
העבודה שלי
מה רואים במסך העבודה שלי בכל בוקר
מסך אחד לכל איש צוות, שמרכז את מה ששלו ממשימות, לידים, עסקאות ושיחות. הוא נבנה מאותם כרטיסים, כך שאין רשימה נפרדת לעדכן.
| חלק במסך | מה יש בו | למה הוא שם |
|---|---|---|
| באיחור | משימות שתאריך היעד שלהן עבר | כדי שהדבר הראשון שרואים בבוקר יהיה מה שכבר מאחר |
| להיום ובהמשך | משימות לפי תאריך, עם התזכורת הבאה של כל אחת | תכנון של היום והשבוע |
| בלי תאריך | משימות שלא נקבע להן יעד | משימה בלי יעד היא משימה שנשכחת |
| לידים ועסקאות | לידים חדשים, לידים מול יעד זמן תגובה ועסקאות בלי צעד הבא | מה שמכניס כסף ומחכה לאדם |
| שיחות | שיחות מהתיבה המשותפת ששויכו אליכם | לקוח שכתב ומחכה לתשובה |
התחלה
איך מתחילים לנהל משימות בצוות
- 1 פותחים משימה מהכרטיס מאיש הקשר, מהעסקה, מהפנייה או מהפרויקט שהמשימה שייכת אליו, כדי שההקשר יישאר איתה.
- 2 קובעים אחראי, יעד ותזכורות עד חמש תזכורות, עד ארבעה עשר ימים לפני היעד או בשעה מדויקת, ועדיפות כשמשהו באמת דחוף.
- 3 מגדירים חזרה למה שחוזר דוח חודשי, שיחת מעקב שבועית או בדיקה יומית. החזרה החודשית נקבעת ליום בין 1 ל-28, כדי שלא תדלג על פברואר.
- 4 כל אחד מתחיל את היום בעבודה שלי ובוחר בהגדרות איך לקבל התראות: מיד, בסיכום יומי בתשע בבוקר, או בכלל לא.
העיקרון
למה משימה בלי כרטיס היא משימה שנשכחת
רשימת משימות נפרדת מה-CRM מתחילה טוב ונגמרת בשתי אמיתות: מה שכתוב ברשימה ומה שקרה מול הלקוח. כשמשימה יושבת על הכרטיס, מי שפותח את הלקוח רואה את השיחה האחרונה, את העסקה הפתוחה ואת מה שהובטח לו באותו מסך.
ההתראות בנויות כדי שלא יכבו אותן. כל סוג התראה, משימה ששויכה, משימה שבוצעה, משימה באיחור ותיוג בתגובה, נקבע בנפרד לכל אדם, והסיכום היומי מאגד את מה שלא דחוף להודעה אחת בבוקר. הסלמה של משימה באיחור קיימת וכבויה כברירת מחדל, כי לא כל צוות רוצה שמנהל יקבל הודעה על כל עיכוב.
עוזר AI דרך MCP יכול לפתוח משימה, לעדכן אותה ולקרוא את מסך העבודה של המפתח שלו, עם אותן הרשאות. הוא עוזר לא לשכוח, אבל לא מסמן בשמכם שעבודה בוצעה מול לקוח.
בכנות
מתי ניהול המשימות של EmailPro לא מתאים לכם
שלושה דברים שכלי משימות ייעודי עושה ואנחנו לא.
אתם עובדים בלוח קנבן של משימות
המשימות מוצגות כרשימה, עם מעבר בין שלי לכולם. הפרויקטים מוצגים כלוח לפי סטטוס, אבל אין לוח קנבן למשימות עצמן.
אתם צריכים רשימות סימון בתוך משימה
אין רשימת סימון בתוך משימה. הדרך לפרק משימה היא תת משימות, ברמה אחת.
אתם רושמים זמן לכל משימה
אין שעון לרישום זמן על משימה. מי שמחייב לקוחות לפי דקות עבודה צריך כלי נוכחות לצד המערכת.
שאלות על ניהול משימות
אפשר להגדיר משימה חוזרת ב-EmailPro
כן: יומית, שבועית או חודשית, עם עד 520 חזרות. המשימה הבאה נוצרת ברגע שמסמנים את הנוכחית כבוצעה, וחזרה חודשית נקבעת ליום בין 1 ל-28 בחודש כדי שתופיע בכל חודש, גם בפברואר.
איך מקבלים תזכורת על משימה
לכל משימה אפשר להגדיר עד חמש תזכורות, כל אחת בין רגע היעד לארבעה עשר ימים לפניו, או בשעה מדויקת. התזכורת מגיעה לפי ההגדרה של כל אדם: מיד, בסיכום היומי של תשע בבוקר, או לא בכלל.
מה רואים במסך העבודה שלי
משימות באיחור, להיום, בהמשך ובלי תאריך, עם התזכורת הבאה של כל אחת. לצידן לידים חדשים, לידים שמתקרבים ליעד זמן התגובה, עסקאות בלי צעד הבא ושיחות מהתיבה ששויכו אליכם.
יש לוח קנבן למשימות
לא. המשימות מוצגות כרשימה, עם מעבר בין המשימות שלי לכל המשימות, ופרויקטים מוצגים כלוח עם עמודה לכל סטטוס. מי שעובד רק בקנבן של משימות ירגיש את החסר הזה.
מה קורה כשמשימה עוברת את תאריך היעד
האחראי מקבל התראה על איחור, והמשימה עוברת לראש מסך העבודה שלו. בתוך פרויקט, איחור נכנס גם לחישוב מצב הבריאות. אפשר להפעיל הסלמה של משימות באיחור, והיא כבויה כברירת מחדל.
להעביר את המשימות של הצוות לכרטיסי הלקוחות
פותחים חשבון, מייבאים את אנשי הקשר, ופותחים את המשימות של השבוע מתוך הכרטיסים.
לפתוח חשבון